如何降低企業(yè)采購成本？絕對干貨-開心財稅
2021-10-25 09:15:15
在經(jīng)濟低迷時期，生存第一、發(fā)展第二成為很多公司的第一戰(zhàn)略方針，成本競爭優(yōu)勢非常重要。 而70%的成本是采購成本。專業(yè)高效的采購成本管理可以幫助企業(yè)獲得戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢。 但是，采購成本控制不僅僅是簡單的降本，而是一個系統(tǒng)工程。 單純削減采購成本也會給公司帶來很多風險，比如質(zhì)量風險、及時供貨風險、技術(shù)風險。 因此，采購成本管理必須考慮公司的戰(zhàn)略和長期可持續(xù)發(fā)展的核心競爭力...推薦一篇關(guān)于企業(yè)采購成本管理的文章，希望對正在成為CFO的你有所幫助。 采購成本控制是指與采購原材料和零部件相關(guān)的物流成本的控制，包括采購訂單成本、采購計劃制定者的管理成本、采購人員的管理成本等。 采購的基本過程可以分為采購計劃的制定、采購行為的發(fā)生、采購過程的監(jiān)督、生產(chǎn)廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、取貨、檢驗、產(chǎn)品入庫、入庫、發(fā)貨、供銷結(jié)算等。 采購成本是在上述采購過程中發(fā)生的費用。 有些成本是可見的，即容易分析或直接從財務報表中獲取的成本；有些是看不見的，即難以分析或容易被忽視。這兩類成本分為“顯性成本”和“隱性成本”。 顯性成本1。由采購計劃編制的準確的采購計劃，可以準確預測和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計劃，使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地減少采購資金的占用。同時要對供應市場進行全面分析，調(diào)整訂單計劃，評估選擇供應商。 采購計劃的編制可以說是整個采購過程中的首要環(huán)節(jié)，其支出也稱為采購計劃的編制成本。 2.原材料、半成品或成品的成本原材料、半成品或成品的成本是指商品的采購價格。 影響外購物資價格的原因很多，包括商品市場價格、商品質(zhì)量、市場供求關(guān)系等。 3.采購管理費用采購業(yè)務活動過程中發(fā)生的費用為采購管理費用。 包括人工費、投標費、施工費、招待費、辦公費、差旅費等。 4.運輸成本采購材料的運輸必然產(chǎn)生成本，這就是運輸成本。 選擇科學、經(jīng)濟、合理的運輸方式，將為企業(yè)節(jié)省大量的運輸成本。 有一定規(guī)模和實力的企業(yè)應更加重視運輸環(huán)節(jié)，實現(xiàn)采購流程的標準化和專業(yè)化。 選擇合適的運輸工具，規(guī)劃合理的運輸路線，從而節(jié)省運費，降低采購成本。 5.驗收費用。倉儲費用在深圳注冊公司儲存好嗎？倉儲成本是指材料在庫存過程中發(fā)生的費用。 一方面，貨物要妥善保管、分類管理，強調(diào)一些特殊貨物(如易碎產(chǎn)品、易腐產(chǎn)品)的儲存環(huán)境。 另一方面，要建立并妥善保管庫存檔案，及時盤點貨物。如果有庫存積壓，也會增加倉儲成本。 因此，科學合理的倉庫管理是降低采購和供應成本的有效手段。 隱性成本隱性成本相對于顯性成本而言。 隱性成本是指成本中很重要的一部分，不容易在財務報表中表現(xiàn)出來，容易被忽視，例如:1。時間成本長時間響應客戶需求造成的時間成本。 2.缺貨成本缺貨成本是指由于庫存耗盡或供應中斷而無法滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營需要所造成的損失。 這部分成本無法在財務報表中體現(xiàn)，但一旦發(fā)生短缺，不僅會帶來很大的經(jīng)濟損失，還會對企業(yè)的聲譽造成很大的影響。 3.庫存積壓成本是相對于缺貨成本而言的，庫存積壓成本是庫存產(chǎn)品過多造成積壓現(xiàn)象而產(chǎn)生的成本。 庫存積壓顯著增加了運輸和倉儲成本，也占用了企業(yè)的發(fā)展資金。 同時，在倉庫儲存過程中，會因為儲存不當?shù)纫蛩卦斐僧a(chǎn)品損壞而造成一定的損失。 因此，過多的庫存也不利于企業(yè)的發(fā)展。 4.其他容易被忽視的成本上述采購活動中產(chǎn)生的顯性成本和隱性成本之和稱為總擁有成本。 在采購業(yè)務中，要從采購擁有成本入手，根據(jù)不同的物料區(qū)分采購成本的關(guān)鍵點，分析影響采購成本的因素，制定有針對性的采購計劃和策略，以達到采購成本最低的目標。 影響采購成本的因素影響企業(yè)采購總成本的因素有很多，可以概括為內(nèi)部因素和外部因素。 內(nèi)部因素1。采購批次和采購批次的供需原理告訴我們，采購材料的單價與數(shù)量成反比，即數(shù)量越多，采購價格越低。 現(xiàn)實中，一個企業(yè)不可能一次采購太多的材料，因為這樣節(jié)省了一部分采購成本，但是庫存積壓和占用企業(yè)用于發(fā)展的資金所帶來的成本遠遠超過節(jié)省的成本。 因此，采購批次和采購批次會影響企業(yè)的采購成本。 2.雖然采購材料的價格和成本在采購總成本中占很大一部分，但供應商的交貨時間、交貨地點和付款期限等因素也會影響企業(yè)庫存規(guī)模和采購成本。 如果上述任何一個條件都不能滿足企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營，價格越低，就不能滿足企業(yè)完美完成采購業(yè)務。 因此，供應商的交貨日期、交貨地點、付款期限等因素也是影響采購成本的一組重要因素。 3.部門間的溝通與協(xié)作采購業(yè)務的實施不僅是采購部門的責任，還涉及到計劃、設計、生產(chǎn)、銷售和質(zhì)檢等部門。 因此，這需要企業(yè)各部門之間良好的溝通與合作，才能完美地完成這項業(yè)務。 如果計劃部門的物料需求計劃預測不正確，生產(chǎn)計劃也會相應改變。一旦頻繁變動，會導致應急采購增加，采購成本高。如果設計部門不進行價值工程分析，只考慮設計的美觀性和獨特性，會導致材料類別差異較大，不會形成采購批次和供應商給出的價格優(yōu)勢；也有可能是質(zhì)檢部門對采購物資的質(zhì)量標準要求過于嚴格，采購部門在選擇供應商時會非常謹慎，最終導致采購成本增加。 4.價格和成本分析及談判能力對供應商產(chǎn)品成本和價格構(gòu)成的分析是確定采購價格和獲得與供應商談判主動權(quán)的基礎(chǔ)。 采購談判前，采購部門必須詳細調(diào)查分析市場現(xiàn)狀。 只有這樣，才能針對不同的供應商選擇不同且有效的談判和議價方式，最終達到降低采購價格的目的。 外部因素1。市場供需情況市場供需情況直接影響采購成本。 當市場資源短缺，商品供不應求時，供應商就會相應提價。相反，如果供大于求，價格就會降低。 2.供應商的生產(chǎn)能力和技術(shù)水平如果供應商生產(chǎn)能力強，生產(chǎn)技術(shù)先進，產(chǎn)品質(zhì)量好，產(chǎn)品銷售價格一般會比較高。 因此，采購部門應根據(jù)自身企業(yè)對產(chǎn)品技術(shù)功能、質(zhì)量和交貨期的要求，科學合理地選擇合適的供應商，力求取得良好的性價比。 3.供應商成本處于新產(chǎn)品研發(fā)和投入階段，因此采購數(shù)量會相對較少，供應商成本一般會較高；進入成長期后，隨著采購量的增加和技術(shù)的成熟，供應商的成本會降低，產(chǎn)品的供應價格也會降低。 4.供應商的營銷策略供應商的銷售策略及其報價方式直接影響采購成本。 如果供應商為了打開市場，獲得訂單，一開始會報一個相對較低的價格，占據(jù)一定市場后價格就會上漲。 5.惠州企業(yè)與供應商的關(guān)系在經(jīng)濟全球化的背景下，如果供應商和供應商雙方能夠在惠州建立長期的合作伙伴關(guān)系，共同努力，就可以降低采購成本，實現(xiàn)雙贏的目標。 基于總擁有成本的采購成本控制策略。建立和完善采購制度采購成本控制的基礎(chǔ)工作是建立和完善采購制度。 在實施采購業(yè)務活動之前，非常有必要做好最基礎(chǔ)的工作——制定采購制度，這是企業(yè)有效控制采購成本的前提。 2.傳統(tǒng)采購觀念的轉(zhuǎn)變企業(yè)必須遵循“所有權(quán)成本最低”的原則，既要關(guān)注顯性成本，也要關(guān)注“隱形”的隱性成本。 采購業(yè)務行為應以“總成本最低”為原則，而不僅僅是追求“最低采購價格”。 企業(yè)必須改變現(xiàn)有的傳統(tǒng)采購觀念，有遠見地控制整體成本，能夠評估采購過程中涉及的關(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長期潛在成本。 只有這樣，我們才能在所有環(huán)節(jié)和細節(jié)以及總成本方面節(jié)省采購成本。 正確的采購理念是決定企業(yè)能否科學合理控制采購成本的首要關(guān)鍵因素。 采購成本的控制不僅是采購部門的事，還承擔著全面成本管理的責任，進而影響到研發(fā)、生產(chǎn)、銷售的后續(xù)環(huán)節(jié)。 3.建立嚴格的采購制度針對部分采購人員“收受回扣”等腐敗行為，防范采購腐敗，企業(yè)應建立一套嚴格完善的采購制度。 這不僅可以防止采購腐敗等不良行為，還可以規(guī)范采購業(yè)務行為，優(yōu)化流程，從而提高采購效率。 采購制度應當根據(jù)企業(yè)需要采購的產(chǎn)品和物品的分類制定。 不同的產(chǎn)品項目規(guī)定了材料采購的申請類別、授權(quán)人的批準和許可、原材料的采購方式和最終審批等。 要明確相關(guān)部門的職責和關(guān)系，切不可越級操作，造成最終流程混亂，權(quán)責不分。 當然，采購制度能否順利實施，取決于企業(yè)整個采購團隊的素質(zhì)，采購人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德將是影響企業(yè)采購活動穩(wěn)定性和效率的關(guān)鍵因素。 4.合理制定采購計劃制定科學合理的采購計劃的前提是了解需求部門的具體要求和物料的供應信息。 采購業(yè)務活動在企業(yè)中始終處于為生產(chǎn)服務的地位。材料采購計劃的制定主要是基于生產(chǎn)計劃的具體要求，是基于生產(chǎn)需求部門的實際情況，而不是任意采購。 同時還要考慮供應市場的波動可能性、庫存成本等一系列因素，最終得出合理科學的采購時間、采購批次、訂貨周期和交貨方式，編制科學可執(zhí)行的采購計劃。 供應定位模型采購成本控制供應定位模型從企業(yè)采購產(chǎn)品的支出金額及其對企業(yè)的影響、供應風險和機會兩個方面對采購產(chǎn)品進行分類。它是一種分析工具，在確定需求、獲取和選擇報價以及評估供應商等活動中起著指導作用。 本文將從另一個角度使用供應定位模型，考慮采購所有權(quán)的總成本，并對模型進行分析，幫助探索采購成本控制策略。 供應定位模型(圖1)以矩陣的形式對產(chǎn)品進行分類:橫軸為采購支出按照帕累托20/80法則的劃分；縱軸是機會、風險、影響可能性的綜合定位分類。 定位模型將企業(yè)要采購的產(chǎn)品分為日常類、瓶頸類、杠桿類和關(guān)鍵類四類。 1.日常供應管理日常產(chǎn)品采購屬于低價值采購，其機會、風險和影響相對較低。因此，基于總擁有成本購買此類產(chǎn)品需要降低的成本在于顯性成本中的采購管理成本。 采購成本包括很多方面:供應商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費用等成本。 因此，這里我們重點關(guān)注降低供應商管理的成本，并根據(jù)日常產(chǎn)品的特點采取一些成本控制策略。 2.瓶頸-風險控制瓶頸產(chǎn)品采購是低價值采購，但其機會、風險和影響相對較高。 風險的發(fā)生意味著成本的增加，這是我們在一些所謂的報表中看不到的隱性成本。 因此，此類產(chǎn)品采購成本控制的重點是控制風險的發(fā)生，最大限度地降低供應風險。 3.杠桿價格管理杠桿產(chǎn)品的購買金額和支出水平較高，其機會、風險和影響不大可能發(fā)生。 此類產(chǎn)品采購成本控制的關(guān)鍵點在于產(chǎn)品價格的變化。 為了使這類產(chǎn)品的采購成本最小化，我們應該關(guān)注它們的市場供應價格，通過降低價格和交付成本來降低購買所有權(quán)的總成本。 4.關(guān)鍵類別——質(zhì)量管理關(guān)鍵產(chǎn)品的采購是高價值采購，很可能出現(xiàn)機會、風險和影響，采購金額和支出水平也很高。 此時，我們應該關(guān)注所供應產(chǎn)品的質(zhì)量和連續(xù)性。 質(zhì)量這個關(guān)鍵因素一旦出現(xiàn)問題，不僅會增加采購成本，還會給企業(yè)帶來不可挽回的損失。 質(zhì)量問題風險帶來的成本是一種隱性成本，我們無法預測它什么時候發(fā)生，損失會有多大，所以提前預防將是一種很好的預防措施。 采購成本控制方法目前流行的采購成本控制方法包括供應商數(shù)量決策、采購授權(quán)、VA/VE價值分析法/價值工程法、四象限分類法和采購標準化等。 本文主要研究四象限分類和采購標準化。 四象限分類將采購的產(chǎn)品分為不同的類型，有針對性地采取不同的采購策略，這是降低采購成本的基本前提。 四象限分類是根據(jù)采購物資對企業(yè)的重要性和影響采購成本的因素，將采購物資分為四類。如圖2所示，縱軸表示采購物資對企業(yè)生產(chǎn)的重要性，橫軸表示采購物資對采購成本的影響，從而得到由四個區(qū)域組成的矩陣，分別對應不同的采購物資和對應的采購方式。 1.類物料:此類物料的招標對企業(yè)生產(chǎn)的重要程度較高，對采購成本影響較大。企業(yè)應盡可能爭取價格與非價格因素之間的平衡，避免信息不對稱交易造成的資源浪費。 通過招標采購，企業(yè)可以在不同供應商之間進行良性競爭，進而改善采購業(yè)務中的不足，讓企業(yè)擁有更大的自主權(quán)。 按照性價比最高、服務最好的原則進行采購，既能保證企業(yè)生產(chǎn)的高質(zhì)量，又能大大降低采購成本。 2.類物資:戰(zhàn)略物資一般成本較低，數(shù)量相對較少，但都是會直接影響企業(yè)生產(chǎn)的輔助物資。 企業(yè)采購此類物資時，應考慮能否及時保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行和最終商品的質(zhì)量。 購買此類材料的首要目標是保持充足的庫存，價格只是參考條件。 通過庫存控制確定采購頻率和數(shù)量，可以減少不必要的浪費，同時可以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行。 3.類材料:逆向拍賣是購買此類材料最關(guān)鍵的考慮因素。 它對采購成本的影響遠遠超過它對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響。 逆向拍賣是指企業(yè)在網(wǎng)上公布其預期最高價格，然后供應商根據(jù)自身條件進行競價。 供應商報價必須低于企業(yè)最高價或當前供應商能給出的最低價。最后，企業(yè)將選擇和評估投標供應商。 4.類物資:此類定點采購的物資一般為辦公用品等零星物資，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和采購成本沒有影響。 但往往正是這種零星材料的采購和管理，耗費了采購部門大量的人力物力，使管理成本增加。 因此，采購部會將采購任務授權(quán)給有需要的各個部門，采用定點采購的方式，滿足各個部門的不同需求。 最后，只需要在一段時間后結(jié)算并支付貨款。 在實際的采購工作中，流程涉及很多方面，非常復雜，遇到的困難也多種多樣。企業(yè)應根據(jù)自身能力和實際情況，靈活實施和實施采購成本控制策略。 采購標準化是指尺寸、性能、質(zhì)量、安全標準、技術(shù)要求、標準測試方法、表明可接受或推薦的使用、安裝、操作和維護方法的規(guī)范等。 內(nèi)部標準化可以使公司減少制定詳細清單所需的人力、物力和時間，使企業(yè)能夠大量采購較少的品種，然后與少數(shù)供應商達成較好的談判價格，從而提高質(zhì)量水平。 綜上所述，內(nèi)部標準化起到了降低隱性成本和顯性成本的雙重作用，是企業(yè)可以選擇的一種很好的采購成本控制方法。 企業(yè)要想降低采購成本，就要認真分析采購成本的影響因素，選擇適合企業(yè)的采購成本控制策略和方法，從總擁有成本中降低采購總成本。
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